Z zazdrością patrzę czasem na czasy, w których praca notariusza polegała niemal wyłącznie na papierowych dokumentach i tradycyjnych umowach. W dzisiejszej rzeczywistości, jako notariusz prowadząca kancelarię na warszawskiej Woli, codziennie obserwuję, jak całe nasze życie przeniosło się do cyfrowego świata. Tu prowadzimy biznes, tu rozmawiamy, tu zawieramy umowy, ale niestety – tu również doświadczamy nieuczciwej konkurencji, zniesławienia czy łamania praw autorskich.
Spotykam klientów trafiających do kancelarii za namową swoich adwokatów lub radców prawnych, przygotowując się do trudnego procesu sądowego. Bardzo często słyszę pytanie: „Pani Notariusz, mam na telefonie zrzuty ekranu ze szkalującymi wpisami (albo z e-mailem, w którym dłużnik uznaje dług). Czy to wystarczy dla sądu?”.
Moja odpowiedź, spójna z tym, co powtarzają adwokaci na sali rozpraw, brzmi: Zwykły screenshot może nie wystarczyć, bo w sądzie bardzo łatwo go podważyć. Rozwiązaniem, po które sięgamy coraz częściej, jest rzadziej znana, ale niezwykle potężna czynność: notarialny protokół otwarcia strony internetowej lub skrzynki poczty elektronicznej.
Czym właściwie jest protokół notarialny w świecie cyfrowym?
Większości osób protokół notarialny kojarzy się wyłącznie z formalnościami korporacyjnymi – spisywaniem przebiegu walnych zgromadzeń spółek akcyjnych, posiedzeń wspólników spółek z o.o. czy zebrań wspólnot mieszkaniowych. Jest to uregulowane w art. 79 Prawa o notariacie.
Przepisy te dają jednak notariuszowi znacznie szersze kompetencje – możliwość protokolarnego stwierdzenia przebiegu pewnych czynności, zdarzeń lub istnienia rzeczy. W przypadku cyfrowym tą „rzeczą” jest określona treść wyświetlana w danym momencie na ekranie komputera pod konkretnym adresem URL lub w wiadomości e-mail.
Do sporządzenia takiego protokołu wystarczy obecność choćby jednej osoby (zleceniodawcy), której tożsamość jako notariusz mam obowiązek potwierdzić na podstawie ważnego dowodu tożsamości.
Dlaczego adwokaci odradzają „domowe zrzuty ekranu”, a zalecają wizytę u notariusza?
Wyobraźmy sobie proces o naruszenie dóbr osobistych. Twoja firma została w nocy zaatakowana serią fałszywych, niszczących reputację opinii w Google Maps. Robisz zrzut ekranu na swoim telefonie, po czym hejter, widząc Twoją reakcję, usuwa wpisy. W sądzie przedkładasz swój screenshot. Co robi pełnomocnik drugiej strony?
Oczywiście zgłasza wniosek o oddalenie tego dowodu, argumentując: „Wysoki Sądzie, ten obraz został wygenerowany w programie graficznym, nie ma pewności, kiedy powstał, kto jest jego autorem ani czy treść nie została zmanipulowana”. I niestety, w dobie ogólnodostępnych narzędzi do edycji grafiki oraz sztucznej inteligencji, sąd musi wziąć taki zarzut pod uwagę.
Tutaj ujawnia się potęga dokumentu urzędowego, jakim jest akt notarialny i protokół sporządzony przez notariusza. Jako osoba zaufania publicznego nie tylko czuwam nad prawidłowością procedury, ale jestem niezależnym gwarantem prawdziwości i autentyczności tego, co znalazło się w dokumencie.
W języku prawniczym mówimy, że dokument urzędowy korzysta z dwóch niezwykle silnych domniemań prawnych:
- Domniemania autentyczności – że dokument pochodzi od organu, który go wystawił (i został sporządzony zgodnie ze sztuką),
- Domniemania zgodności z prawdą – że to, co notariusz zaświadczył, jest absolutną prawdą.
Dla sędziego protokół notarialny jest naocznym, bezstronnym dowodem na to, co danego dnia i o konkretnej godzinie znajdowało się w sieci. Ryzyko skutecznego podważenia takiego dowodu przez stronę przeciwną jest bliskie zera.
Co najczęściej zabezpieczamy w protokołach z internetu i e-maili?
Praktyka kancelarii na warszawskiej Woli pokazuje, że spektrum spraw jest ogromne. Jako naoczny świadek potwierdzam zawartość stron w przypadku:
- Złamanych praw autorskich i kradzieży treści: Np. gdy nieuczciwa konkurencja skopiowała całą treść Twojego sklepu internetowego, zdjęcia produktowe lub regulamin.
- Hejtu, zniesławienia i nieuczciwych opinii: Wpisy na portalu Facebook, Instagram, X (dawny Twitter), oceny na wizytówkach w Google Maps, portalu Opineo, TripAdvisor czy na forach internetowych.
- Nieuczciwej konkurencji: Publikowanie wprowadzających w błąd reklam, podkupywanie haseł w wyszukiwarkach, stosowanie niedozwolonych znaków towarowych.
- Dowodów z poczty elektronicznej (e-mail): To niezwykle ważna grupa protokołów! Często zabezpieczamy w ten sposób e-maile od dłużników, którzy w korespondencji przyznają się do istnienia długu i prosią o przesunięcie terminu płatności (co ma kluczowe znaczenie przy przerwaniu biegu przedawnienia!), korespondencję między wspólnikami w konfliktach korporacyjnych, czy wypowiedzenia umów przesyłane drogą elektroniczną.
Jak w praktyce wygląda sporządzenie takiego protokołu w kancelarii?
Cała procedura jest bardzo transparentna i odbywa się z wykorzystaniem sprzętu kancelaryjnego, aby wykluczyć jakąkolwiek ingerencję z zewnątrz:
- Stawiennictwo w kancelarii: Spotykamy się w kancelarii (po uprzednim umówieniu terminu). Weryfikuję Twoją tożsamość.
- Praca na komputerze notariusza: Na służbowym komputerze kancelarii uruchamiam przeglądarkę internetową lub program pocztowy. Wpisuję wskazany przez Ciebie adres URL (lub logujesz się na swoje konto e-mail – w sposób bezpieczny, przy zapewnieniu poufności danych logowania).
- Naoczne badanie i wydruk: Jako notariusz osobiście przeglądam wskazaną stronę lub wiadomość e-mail, weryfikuję jej treść, a następnie wykonuję precyzyjne zrzuty ekranu i drukuję powstałe w ten sposób obrazy.
- Redakcja protokołu: Sporządzam oficjalny protokół, w którym dokładnie opisuję przebieg czynności (datę, godzinę co do minuty, użyty sprzęt, adresy sieciowe URL, ścieżkę dotarcia do wiadomości e-mail). Do protokołu trwale załączam wykonane wydruki, które zostają ostemplowane pieczęcią notarialną.
Powstały w ten sposób dokument (a właściwie jego urzędowy wypis) trafia do Twoich rąk i jest gotowy do złożenia w sądzie wraz z pozwem lub odpowiedzią na pozew.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o protokoły z WWW i e-maila
Czy notariusz może zabezpieczyć treść na stronie, która wymaga logowania (np. zamknięta grupa na Facebooku, firmowa poczta)?
Tak. Jeśli masz legalny dostęp do danej platformy czy skrzynki pocztowej, podczas wizyty w kancelarii logujesz się na swoje konto w mojej obecności na komputerze kancelaryjnym. Gdy treść stanie się widoczna na ekranie, jako notariusz przystępuję do jej protokolarnego zabezpieczenia. Twoje hasła nie są nigdzie zapisywane ani odnotowywane w protokole.
Czy muszę się spieszyć z wizytą u notariusza?
Zdecydowanie tak. Internet ma to do siebie, że treści mogą zniknąć w ułamku sekundy. Autor szkalującego wpisu może go skasować, nieuczciwy konkurent może zdjąć skradzione zdjęcia, a domena może wygasnąć. Zasada jest prosta: widzisz naruszenie prawnie chronionego interesu w sieci – niezwłocznie umów się na sporządzenie protokołu, zanim dowód bezpowrotnie przepadnie.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu ze strony internetowej lub e-maila?
Maksymalną wysokość taksy notarialnej za poszczególne czynności ustala Minister Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia. W przypadku protokołu ze strony internetowej lub otwarcia korespondencji e-mail, orientacyjny koszt samej czynności wynosi zazwyczaj około 200 zł netto. Ponieważ każda sprawa ma inny stopień skomplikowania (inna liczba zakładek do otwarcia, objętość korespondencji), zawsze prosimy o krótki kontakt z kancelarią w celu potwierdzenia dokładnego kosztu dla Twojego przypadku.
Dodatkowo notariusz pobiera wynagrodzenie za sporządzenie wypisów protokołu w cenie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę. Należy pamiętać, że do wszystkich honorariów notarialnych doliczany jest obowiązkowy podatek od towarów i usług (PTiU / VAT) w stawce 23%.
Podsumowanie
Jeżeli przygotowujesz się do sporu sądowego, w którym kluczowe dowody znajdują się na stronach internetowych, w mediach społecznościowych lub na skrzynce e-mail, nie ryzykuj opierania się na zwykłych zrzutach ekranu z telefonu. Zapraszam do kontaktu z naszą kancelarią na Woli – pomogę przekuć ulotne cyfrowe dane w niepodważalny dowód w formie dokumentu urzędowego.